学习项目管理-项目管理的意义

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项目管理无论是对组织还是个人,都具有一定的价值。事实上,大多数组织都反映项目管理方法已经创造出无形的价值,比如决策更加有效、沟通更加通畅、合作更加有效、工作文化得到改善、工作方法得到统一、角色和职责更加明确等。

PMI认为,项目管理越来越像工程学、会计学和通用管理学那样,被视为组织所必需的一种核心学科,其投资回报率很难也不必量化,正如组织不会去计算会计工作或人力资源管理工作的投资回报率一样,组织也没有必要去计算项目管理工作的财务价值,项目管理作为一种促进组织发展的有效方法,其内在价值已经得到人们的广泛认同,其对组织的无形价值主要体现在以下三个方面

  • 提升组织的学习力。一方面,有规范的方法做事,更容易积累经验;另一方面,通过项目后评估,能够使以后的项目做的更好。

  • 提升组织的整合力。项目管理本质上是跨职能的,既不是单兵作战,也不是简单按组织结构图行事,而是强调把不同层级和部门的人整合在一起,从而取得非凡业绩。

  • 提升组织的执行力。项目管理强调用正确的方法取得正确的结果,就是强调执行力。如果每个员工都能按照项目管理的要求,在规定的范围、时间、成本和质量等要求下完成工作任务,那么,整个组织就会有很强的执行力。

项目管理方法对个人也有很大的价值,借助项目管理中的整合管理方法把这些事情整合起来,甚至可以做到在做某件事情的同事做另外一件或多件事情。这样,就能提高工作效率、取得更多的成果。

书中提到的这三点价值,侧重于项目管理对组织的软性提升。除此之外,项目管理还有其他角度的意义。

在2018年出版的第六版PMPBOK中它有被公认的如下作用:

  • 达成业务目标:业务目标属于组织或企业的高层级目标,它为满足和提高组织的商业价值而存在。业务目标又可落实在具体的功能性需求和效益目标之上。而项目管理知识体系可以将达成目标的方法、流程、标准建立过程、启动、监控、执行、收尾的共性研究出来,指导项目工作的展开,从而提升业务目标达成的概率。

  • 满足相关方期望:现代项目管理知识体系重视对相关方需求和期望的管理和引导。而项目管控工作最高目标就是达成持久满意的客户。项目管理知识体系中,对需求的收集、需求分析、相关方分析、项目范围确定、冲突处理、引导技术、群体决策技术的深入研究,能够让项目工作更好的达成相关方期望,从而使项目管理工作获得成功。

  • 提高可预测性:项目管理计划从本质上来说,就是假设某种条件具备的情况下,如何开展工作的预先安排。但由于这个工作是提前假设出来的,所以既然是假设就有可能无法在工作中实现,从而导致项目先天就存在强烈的不确定性。这也最终导致项目风险的发生。而项目管理的各种数据收集、数据质量评估、数据分析、估算方法、预算方法、数据表现技术可以让项目管理团队更好的提高项目可预测性,做到管理决策有的放矢。

  • 提高成功的概率:在项目管理知识体系中,除了标准化的方法和流程更具执行和操作可能性。同时对风险管理、机遇把控、项目预测作出了系统化的建议,所以项目管理知识体系的实际应用,往往能极大提高项目管理的成功概率,尤其是在这套知识体系中“项目生命周期管理法”更能起到这个效果。

  • 在适当的时间交付正确的产品:要达到项目的效益目标,完成项目管理工作。适当且正确的可付项目产品和其它可交付成果是项目管理界普遍达成的共识。项目管理在需求管理、范围管理、目标分解、变更管理、收尾管理、质量管理的理论体系能够促进项目按时保质交付的可能性。

  • 解决问题和争议:有人的地方就有江湖,有江湖的地方就有纷争,尤其是项目工作涉及到太多的利益问题,同时涉及到项目的各个关键界面,人与人之间、流程和流程之间、部门和部门之间、项目和项目之间、项目管理和技术管理工作之间、利益和需求之间等等,无处不存在冲突和争议。如果快速、有效、持久的解决冲突关系到项目的成败。项目管理知识体系在这方面发挥了重要作用。

  • 及时应对风险:风险无处不在,尤其是在项目中更是如此。从某种角度来说,风险是项目从娘胎里带出来的,所有项目都存在或多或少的风险。风险有已知的未知,也有未知的未知。实际上90%以上的风险都是可以得到有效管控的。项目管理从风险四要素“风险事件”‘、“风险概率”’、“风险影响和后果”、“风险诱因”出发对项目风险进行干预和管理,有效提高风险应对工作的有效性,将项目整体风险控制在“风险临界值以内”。

  • 优化组织资源的使用:任何组织可用于项目的资源都是十分有限的。如何高效利用资源是项目管理工作的重点内容。现代项目管理知识体系,如PMP知识体系对于组织资源分配的优先集排序、项目集、项目组合管理、资源效益分析、资源分类、资源分配、资源匹配、资源共享等问题都作出了重大贡献。能最大程度的提高组织对资源的利用效率。

  • 识别、挽救或终止失败项目:该继续还是该放弃,是很多不太成功的项目困扰项目管理者的一个常见问题。问题的处理不能错过时机,项目的效益实现也有时限要求。项目管理知识体系中的商业论证方法、决策技术、挣值技术、SWOT、EMV技术都有利于这个问题的解决。对于失败概率高的项目如何挽救更是做了深入研究。

  • 管理制约因素:任何项目都在比项目本身更大的环境中进行,环境因素无论是组织外部的还是内部的都会对项目的方方面面产生深刻的影响。对于制约因素尤其是外部制约因素项目管理团队几乎没有办法,但我们可以在决策和管理过程中充分考虑和利用这些制约因素,PMBOK第六版知识体系在这方面也作出了很大贡献。

  • 平衡制约因素对项目的影响:制约因素很难管理,但并不是项目管理团队就真的在这方面无所作为。例如,项目相关方对风险的承受能力,风险的偏好都很难管理,但我们可以通过使用效用函数,平衡项目风险管理的各个要素。还有很多PMP知识体系中的工具和技术都能够在平衡制约因素对项目的影响方面发挥作用。

  • 以更好的方式管理变更:项目管理工作中的第一难题就是需求管理,需求变更是客户的正当诉求,但失控的项目变更往往会对项目管理工作带来破坏性影响。在项目管理知识体系中提出的变更管理思想和流程方法论能够非常精准的解决这个问题,使项目变更得到合理管控。

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归根结底,所有的功课,最终的目的还是:确保项目管理的目标必须协调一致,把看似矛盾的目标均衡化制约,让其最终不能互相矛盾(也就是确定项目的“熵”)。最后就会发现,项目的目标实现了,就满足了多方面的需求,这也就是项目实施的核心价值和意义所在。

  • 企业角度

    • 产品服务:产品服务交付、产品市场、产品验证、业务发展……

    • 战略规划:战术地位、争议解决、话语权、市场战略、未来投资…

    • 关键指标:销量、客户量、销售额、效率提升、目标达成…

    • 盈利收益:客户肯定、市场收益、荣誉、财务、团队、发展……

  • 客户角度

    • 满足需求:业务、管理、经济、效率提升、质量达标……

    • 关键标签:物有所值、超出期望、提质增效…

  • 成员角度

    • 能力提升:工作技能、技巧、经验、知识领域、专业性……

    • 获得成就:能力证明、荣誉、信心、被肯定、被认可…

    • 职业生涯:职业储备、就业机会、晋升机会、被重视…

    • 财富积累:工作稳定、薪资调整、奖金、奖励……